Planejamento e Controle de Produção: seu ERP está queimando seus talentos?

Durante 15 anos, trabalhei na indústria de Proteínas gerenciando algumas áreas diferentes como Vendas, Produtos, Preços, Planejamento e Controle de Produção, além de diversos projetos.

Nessa jornada, iniciada no velho AS/400 da IBM, passei pelo advento das planilhas e mais tarde pelo famoso SAP, e percebi que todos eles tinham uma única coisa em comum:

Eles são terríveis na disseminação de informações úteis de uma forma eficiente e conveniente.

Um problema mal diagnosticado

Outro aspecto curioso desse período na indústria, foi um fluxo relativamente constante de críticas de nossos executivos à qualidade de nossa equipe em geral.

Felizmente, quase nunca precisávamos efetivamente remover funcionários, pois a maioria deles variava entre bons à excepcionalmente competentes, mas as críticas sempre estiveram ao nosso redor.

No início, enquanto ainda aprendia sobre o negócio, foi até um pouco difícil de entender os motivos para esta contradição.

Percebi que apesar de muitas das unidades de negócios estarem com dificuldades para atingir as expectativas, seus gerentes eram altamente ou pelo menos moderadamente competentes.

Mas depois de alguns anos, senti que finalmente havia encontrado a origem desta verdadeira confusão e, pelo resto do meu tempo dirigindo o negócio, me tornei um obstinado a resolver o que considerava ser o problema: informações úteis, precisas e imediatas.

Seu ERP está queimando seus talentos?

Vamos desvendar o que isso realmente significa usando um programador de produção teoricamente muito competente chamado João como exemplo.

Quando João chega ao escritório todas as manhãs, ele precisa saber o máximo sobre o que aconteceu desde o momento em que ele saiu ontem até esta manhã, no menor tempo possível.

  João precisa saber:

  • Teremos atraso ou cortes no atendimento de pedidos?

  • Temos algum desvio no atendimento do Plano de Produção?

  • O que precisa ser reprogramado (re-produzido, retirado da programação, etc…)?

  • O que foi produzido em excesso e que agora precisa ser vendido? (estoque sem venda)

  • Há alguma mudança nos tempos de funcionamento das linhas para esta semana? (produtividade)

  • Há alguma mudança nas restrições fabris para esta semana?

  • Houve mudanças na demanda para a próxima semana? (plano de vendas)

  • Teremos algum problema de matéria prima para a próxima semana?

E tudo isso antes que ele possa tomar uma única boa decisão sobre quaisquer modificações na programação do dia atual e futuro … e como qualquer empresário sabe “Tempo é Dinheiro”.

E nesse caso, pode ser muito dinheiro!

Digamos que João leve uma hora para levantar todas essas informações, mais meia hora para formular uma estratégia e, depois, mais uma hora para implementar as mudanças necessárias no plano de produção.

Neste caso, João precisaria entrar todos os dias às 4 da manhã ou suas eventuais alterações seriam enviadas apenas após a planta já ter iniciado seu turno.

Não é um cenário ideal, concorda?

Fazer mudanças no cronograma durante a produção pode ser muito caro para a eficiência de mão de obra, sem mencionar o risco de gerar produtos que você não precisa.

Outro ponto é que, na maioria dos casos, essas informações não são facilmente acessadas e, gastar apenas uma hora para levantar todas essas informações críticas de negócios, seria algo totalmente otimista na maioria dos sistemas de ERP.

E assim sendo, há de se esperar que João cometerá erros!

Pois ele trabalha tanto para encontrar informações para tomar uma boa decisão quanto para pensar sobre as acões adequadas para otimizar cada linha de produção.

Então, digamos que João foi embora na segunda-feira à tarde planejando fazer três cargas de Lombo com Osso (Carré Suíno) no dia seguinte, porque não havia vendas de Lombo em carteira para serem atendidas, e este é o sku de balanceamento.

No entanto, um pedido de exportação foi feito no final da tarde de segunda-feira para 30 cargas de Lombo SEM Osso Congelado que usarão a mesma matéria-prima para serem feitos.

Neste caso, João não terá ideia de que o produto foi vendido até que o vendedor envie um e-mail ou diga a ele pessoalmente.

João chega na terça de manhã e já tem mais de 100 e-mails na caixa. Passados 45 minutos de jornada, ele finalmente vê este email e agora precisa refazer toda a sua programação.

E não só pelos lombos, mas também por todos os subprodutos que serão gerados agora como osso, recortes, etc …

Além disso, a fábrica já começou a fazer o Lombo com Osso e agora a equipe de vendas precisa dar saída para este produto que não tem carteira e, provavelmente, fazendo rebaixa de preço, causando alguma perda de margem. Sem contar que também terão que se apressar para vender todos os subprodutos, causando ainda mais impacto negativo.Pernil

E agora?

É culpa de João que ele não viu o e-mail imediatamente?

É culpa do vendedor da exportação que, seguindo o processo, enviou o e-mail quando fez a venda às 19h30 da noite passada?

Precisamos concordar que não é culpa de nenhum dos dois.

Neste caso, a falta das ferramentas adequadas dando suporte a um dos processos mais importantes da Companhia (o que deve-se produzir para otimizar custos e atender às oportunidades demandadas pelo mercado) é a grande vilã da história.

A boa notícia é que, com o passar dos anos, posso perceber que organizações mais inovadoras e com visão mais clara de futuro não têm esse problema.

A solução para este caso de João seria um software integrado que, alimentando se de seu ERP e utilizando-se de Ciência de Dados avançada e Machine Learning, apontaria automaticamente a nova demanda no sistema, fluindo esta informação diretamente para as telas de agendamento de produção, assim que o pedido de exportação fosse realizado pelo Vendedor.

Em seguida, a nova programação de produção seria criada por este sistema, levando em consideração todas as restrições de oferta, demanda e capacidade, e otimizando muito o processo de tomada de decisão.

Nessa situação, ao entrar em seu escritório, João teria sua visão da programação já abastecida com as informações mais recentes. Informações que levariam horas para localizar, analisar e implementar apenas com seu ERP.

Desta forma, João, um de seus talentos mais bem formados e competentes, não apenas recupera horas do dia que hoje gasta combatendo incêndios, mas as utiliza para fazer melhorias reais em seu negócios.

Em conjunto com este ROI imediato, conseguimos perceber sucesso também na retenção de talentos como João, que deixam de buscar oportunidades em outras empresas porque sentem que têm as ferramentas adequadas para ter a evolução esperada em sua carreira, reduzindo a rotatividade do seu time de operações e reduzindo seu tempo dispendido em treinamento a cada substituição.

Ao longo da carreira vi muitas pessoas boas serem queimadas por causa de informações precárias, que causavam uma carga de trabalho que era insustentável, gerando críticas de seus superiores.

Este é um dos paradigmas que decidimos quebrar criando soluções como as nossas aqui na Austin Data Labs: resolver problemas muito complexos e críticos ao sucesso do negócio, dando capacidade de sintonia fina ao seu time de operação para eliminar desperdícios e capturar margens.

Post traduzido em Jan/2021. Texto Original aqui

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